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Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria (OACGD) es la unidad orgánica de la Secretaría General encargada de centralizar, custodiar y conservar la documentación del Ministerio, así como brindar información y orientación a ciudadanos y personas jurídicas sobre los servicios que ofrece la institución.

Sus funciones principales son:

  • Organizar, conducir, ejecutar y evaluar el proceso de trámite documentario, la gestión de los archivos, el servicio de biblioteca del Ministerio y la provisión de información y orientación al ciudadano, aplicando las normas emanadas de los Sistemas Administrativos Centrales y las directivas, planes y procedimientos establecidos en el Ministerio.
  • Coordinar con el Archivo General de la Nación las acciones pertinentes para la depuración y/o transferencia de documentos.
  • Gestionar la adquisición y/o donación de bibliografía especializada inherente al sector.
  • Elaborar y proponer para su aprobación y actualización, los manuales de procedimientos de atención al ciudadano y de gestión documentaria, y velar por su cumplimiento.
  • Proponer sugerencias para elaborar o mejorar formatos y formularios para la tramitación de procedimientos administrativos u otros trámites, producto del análisis de las quejas, reclamaciones o sugerencias de los ciudadanos.
  • Coordinar con los órganos de la entidad la atención y solución de las quejas o reclamaciones presentadas por los ciudadanos y/o administrados, así como la respuesta oportuna a las solicitudes de acceso a la información pública.
  • Expedir transcripciones y copias certificadas de la documentación que obre en la entidad.